调档案申请书怎么写

【样本一：个人申请调取人事档案】

调档申请书

XXX人才交流服务中心（或：XXX单位/公司档案管理部门）：

本人姓名：_，性别：，身份证号码：_____。

因_______（请详细说明调档原因，例如：办理工作调动至[新单位全称]、办理退休手续、报考[学校名称]研究生需政治审查、办理[城市名称]落户、出国（境）定居/留学政审等），现郑重申请将本人存放于贵处（或贵单位）的人事档案调出。

本人档案基本信息如下：

档案在档人员姓名：_

曾用名（如有）：_

出生日期：_年月日

参加工作时间（如适用）：_年月日

原工作单位（或存档单位）：____

档案编号（如有）：____

档案拟调往单位信息如下：

接收单位全称：____

接收单位地址：___

接收单位邮政编码：____

接收单位档案管理部门：___

接收单位联系人：_

接收单位联系电话：_______

本人已知悉调档相关规定，并保证所提供信息真实有效。如因信息错误导致档案无法准确投递或遗失，责任由本人承担。若需补充材料或有任何疑问，请通过以下方式与我联系：

联系电话：____

电子邮箱：____

通讯地址：_______

恳请贵单位（中心）根据相关规定，审核批准本人的调档申请，并协助办理档案转递事宜。如需《调档函》，已随本申请一并附上（或：将由接收单位另行寄送至贵处）。

此致

敬礼！

申请人（签字）：_

日期：_年月日

（附注：

1. 填写说明：请务必清晰、完整、准确地填写所有带下划线_______或方括号[ ]的信息。

2. 调档原因：务必写明具体且真实的调档原因，这是档案管理部门审核的重要依据。例如，若是工作调动，需写清新单位全称；若是升学，需写清学校和专业名称；若是办理退休，则写明办理退休。

3. 接收单位信息：此项信息极其重要，必须与《调档函》（如果需要）上的信息完全一致，确保档案能够准确送达。请提前与接收单位确认其档案接收部门的全称、地址、联系人和电话。

4. 《调档函》：大多数情况下，调出档案需要提供具有档案管理权限的接收单位开具的《调档函》。请确认贵处是否需要，并按要求提供。如果是由接收单位直接寄送调档函，请在此处注明。

5. 本人签字：务必由档案本人亲笔签名。

6. 联系方式：请确保提供的联系方式畅通，以便档案管理部门在必要时能及时与您联系。

7. 附件：如有身份证复印件、调档函原件、单位介绍信等其他需要提交的材料，请一并附上并在申请书末尾注明附件清单。）

【样本二：单位内部部门间借阅/查阅档案申请】

关于申请借阅/查阅[档案类型，如：项目/员工]档案的申请

档案管理处（或：相关档案保管部门）：

因本部门_______（写明具体工作需要，例如：进行[项目名称]项目审计工作、考核[员工姓名，身份证号]员工表现、核实[事项名称]相关历史资料、处理[事件名称]相关事宜等）的需要，经部门领导批准，现申请借阅/查阅存放于贵处的相关档案材料。

具体申请借阅/查阅的档案信息如下：

1. 档案名称/编号：____

2. 档案主题/涉及人员：____

3. 档案形成时间/时间范围：从_年月日 至 _年月日

4. 主要需查阅内容概述：_______（简要说明需要关注的重点信息）

申请类型：□ 借阅 □ 查阅 □ 复印（请勾选）

预计借阅期限（如借阅）：自_年月日 至 _年月日（共___天）

（查阅请注明预计查阅地点：贵处阅览室 或 其他指定地点）

本部门承诺将严格遵守档案管理相关规定：

1. 妥善保管所借阅的档案，确保其完整与安全，不涂改、不抽页、不污损、不丢失。

2. 仅将档案用于本次申请所述的特定工作目的，不挪作他用。

3. 查阅/复印内容将严格保密，不擅自外传或公开。

4. 如需复印，将按规定办理复印手续，并仅复印与工作直接相关的必要部分。

5. 按期归还所借阅的档案。如需续借，将提前办理续借手续。

申请部门：____（部门全称）

经办人：_

职务：_

联系电话：____

部门负责人审批签字：_

日期：_年月日

档案管理部门审批意见：

□ 同意借阅/查阅/复印

□ 部分同意（请注明具体内容或条件）

□ 不同意（请注明原因）

审批人（签字）：_

日期：_年月日

（附注：

1. 适用场景：此模板适用于同一单位内部，某个部门需要向档案管理部门或其他业务部门申请借阅、查阅或复印非本部门产生的档案材料。

2. 档案类型：需明确是人事档案、项目档案、文书档案、技术档案、财务档案还是其他类型的档案。

3. 具体信息：尽可能提供详细的档案识别信息，以便档案管理部门查找。如员工档案需提供姓名、身份证号或员工编号；项目档案需提供项目名称、编号或起止时间。

4. 申请类型：明确是想将档案原件借出（借阅）、在指定地点阅读（查阅）还是获取副本（复印）。

5. 保密承诺：档案，特别是涉及个人隐私、商业秘密或未公开信息的档案，保密性要求高，承诺条款是必要的。

6. 审批流程：通常需要申请部门负责人签字批准后，再提交给档案管理部门审批。请遵循单位内部的具体流程。

7. 借阅期限：如申请借阅，需明确预计归还时间。查阅一般在指定地点当天完成。

8. 内部规定：不同单位对内部档案利用的管理规定可能不同，请在填写前了解本单位的具体要求。)

【样本三：单位（如新用人单位）向原单位（或人才中心）申请调取员工档案】

关于商调[员工姓名]同志人事档案的函 （此为公函形式，更强调单位对单位）

[原单位名称]档案管理部门（或：[人才服务中心名称]）：

兹有_（员工姓名），性别：，身份证号码：__，该同志已被我单位正式录用（或：因办理_事宜需要），根据国家人事档案管理相关规定，需将其人事档案转入我单位（或：需查阅其人事档案相关信息用于____，如政审）。

该同志档案基本情况（据其本人提供或我单位了解）：

原工作单位/存档单位：____

参加工作时间（如有）：_年月日

最后工作岗位/职务（如有）：____

现委托贵单位（中心）协助办理该同志人事档案的调转（或：查阅/复印）事宜。我单位具备人事档案管理资质（档案管理部门全称：_______）。

档案接收信息如下（如需调转）：

接收单位全称：____（即发函单位全称）

接收单位地址：___

接收单位邮政编码：____

档案接收部门：___

联系人：_

联系电话：____

传真（如有）：____

我单位承诺将严格按照国家有关人事档案管理的规定，妥善保管和使用该同志的人事档案，并对其内容保密。

请贵单位（中心）审核后，予以协助办理为盼。如需该同志本人出具的《同意调档声明书》或我单位的《调档函》正本（本函即为调档函或：正本另寄），请告知。办理过程中如有任何问题，请随时与我单位联系。

联系人：_（发函单位经办人）

职务：_

联系电话：____

电子邮箱：____

此致

敬礼！

（单位公章）

_（发函单位全称）

_年月日

（附注：

1. 形式与称谓：此样本更偏向于单位之间往来的公函格式。抬头应写清对方单位档案管理部门的全称。

2. 发函主体：申请方是单位，需要加盖单位公章（通常是人事部门章或单位公章）。

3. 事由清晰：明确说明调档的原因，如“录用”、“政审”、“工作调动接收”等。

4. 员工信息准确：提供足够准确的员工身份信息，以便对方查找档案。

5. 接收单位资质：如果需要调转档案，接收单位通常需要声明自己具备档案管理权限，并提供详细的接收信息。

6. 配合性语言：使用“商调”、“协助办理”、“请予协助”等较为正式和礼貌的词语。

7. 附件说明：根据对方单位的要求，可能需要随函附上员工本人的授权书、身份证复印件等材料。

8. 官方调档函：有时，本函本身就可以作为《调档函》使用。但有些机构可能要求格式更固定的、单独的《调档函》，此时本函可作为申请或说明，并注明《调档函》另寄或随附。

9. 保密承诺：单位同样需要做出对档案内容保密的承诺。

10. 联系方式：提供单位的官方联系方式，以便对方核实和沟通。)

撰写调档申请书的通用注意事项与要点解析：

无论使用哪种模板，撰写调档申请书时都应注意以下核心要素和原则，以确保申请的顺利进行：

1. 标题明确 (Clear Title):

   • 标题应直接点明申请的核心内容，如“调档申请书”、“关于调取XXX同志人事档案的申请”、“关于申请查阅XX项目档案的函”等。让人一眼就能了解文件性质。

2. 称谓规范 (Formal Salutation):

   • 准确写出接收申请的单位或部门全称，并使用规范的称谓，如“XXX人才交流服务中心负责同志：”、“尊敬的XX大学档案馆馆长：”、“XX公司人力资源部档案室：”等。表示尊重，也确保文件送达正确部门。

3. 正文内容翔实、条理清晰 (Detailed and Organized Body):

   • 自我介绍/申请主体说明 (Applicant Identification): 清晰说明是谁在申请。个人申请需写明姓名、身份证号等关键身份信息。单位申请需写明单位全称、申请部门、经办人等。
   • 申请事由/调档原因 (Reason for Request): 这是申请的核心依据。必须具体、真实、充分地说明为何需要调取、查阅或借阅该档案。原因越明确，越有助于档案管理部门判断申请的合规性和必要性。避免使用模糊不清的理由，如“工作需要”、“个人原因”。
   • 档案信息明确 (Specific File Information): 尽可能提供准确、详细的档案信息，包括档案所有者的姓名、身份证号（人事/学籍档案）、档案编号（如有）、档案类型（人事、学籍、项目、技术等）、涉及的时间范围、项目名称等。信息越具体，查找越方便，处理速度越快。
   • 调档去向/使用方式 (Destination/Usage):
     • 如果是档案转移（调出），必须写明接收单位的全称、详细地址、邮编、接收部门、联系人及电话。此信息务必反复核对，确保无误，否则可能导致档案丢失。
     • 如果是借阅，需说明预计借阅期限和归还时间。
     • 如果是查阅，需说明是希望在何处查阅（如档案馆阅览室）。
     • 如果是复印，需大致说明需要复印的内容范围。
   • 必要的承诺与声明 (Necessary Commitments and Declarations): 对于借阅、查阅、复印或涉及敏感信息的档案转移，申请方（无论是个人还是单位）通常需要做出承诺，如保证档案安全、按规定使用、保守秘密、按时归还等。个人申请时，可能需要声明所提供信息真实有效，并承担因信息错误产生的后果。
   • 联系方式畅通 (Accessible Contact Information): 提供准确有效的联系电话、电子邮箱、通讯地址等，以便档案管理部门在审核过程中需要核实信息或补充材料时能够及时联系到申请人或经办人。

4. 附件说明 (Attachments):

   • 如果随申请书附带了其他必要文件，如身份证复印件、户口本复印件、《调档函》、单位介绍信、本人委托书、保密协议等，应在文末注明附件清单，方便对方查收核对。

5. 结尾礼貌 (Polite Closing):

   • 使用规范的结束语，如“此致”、“敬礼！”等。

6. 落款完整 (Complete Signature Block):

   • 个人申请需亲笔签名并注明日期。
   • 单位申请需写明单位全称，由经办人签字，通常还需加盖单位公章（或人事部门专用章），并注明日期。如涉及内部审批流程，还应有相应负责人的审批签字栏位。

7. 语言规范、态度诚恳 (Formal Language and Sincere Tone):

   • 使用书面语，措辞正式、严谨、礼貌。避免口语化、随意化的表达。
   • 态度应诚恳、谦逊，体现对档案管理规定和管理人员的尊重。

8. 提前了解政策和流程 (Understand Policies and Procedures in Advance):

   • 在写申请书之前，最好先通过电话、官方网站或现场咨询等方式，了解目标档案管理部门关于调档的具体政策、所需材料、办理流程、处理时限以及是否有特定格式要求。这样可以确保申请书的内容符合要求，提高办理效率。

9. 信息准确无误 (Accurate Information):

   • 所有填写的信息，特别是姓名、身份证号、单位名称、地址、电话号码等，必须准确无误。任何一个小的错误都可能导致申请被驳回或档案投递失败。

10. 关注时效性 (Timeliness):

    • 了解档案转移或查阅可能需要的时间，并据此提前提交申请，以免耽误后续事宜（如入职报到、升学政审、退休办理等）。

通过遵循以上要点并结合具体情况选择合适的模板进行修改，可以撰写出一份规范、清晰、有效的调档申请书，从而顺利完成档案的调取、借阅或查阅。记住，清晰的沟通和对程序的遵守是关键。