档案查询申请书怎么写

一份规范的档案查询申请书，应清晰、准确、完整地阐述查询需求，以便档案管理机构高效处理。其核心要素包括：明确的申请主体信息、具体的查询目的、详细的查询范围、以及必要的支撑材料说明。申请书通常以正式公文格式书写，力求措辞严谨，条理清晰。

首先，申请书的抬头应准确无误地指向档案保管单位，如“致：[档案保管单位名称]”。接着，申请人的基本信息是不可或缺的，包括姓名、性别、身份证号码、联系方式（电话、电子邮箱、通讯地址）。若为单位申请，则需提供单位全称、统一社会信用代码、法定代表人或经办人信息及联系方式。

其次，查询目的必须具体化。例如，是用于办理学历认证、退休手续、职称评定、遗产继承、房产纠纷，还是其他科研、新闻采访等特定用途。目的越明确，档案管理方越能判断查询的合法性与合理性，并精准提供协助。

再者，查询范围的界定至关重要。这包括拟查询的档案类别（如学籍档案、人事档案、会计档案、项目档案、诉讼档案等）、涉及人员的姓名或单位名称、时间段（如“1990年至1995年期间的学籍档案”）、以及任何有助于定位档案的特定关键词或编号。范围越窄、描述越精确，查询成功的可能性越大。

最后，支撑材料的列举。根据查询目的和档案性质，可能需要提供身份证件复印件、户口本、学历证明、工作证明、结婚证明、法院传票、律师函、单位介绍信、授权委托书等。详细列出将提交的材料清单，有助于档案管理方核对。

申请书的落款包括申请人或申请单位名称、申请日期，并通常需要申请人亲笔签名或单位盖章。如果是委托查询，还需附上委托书和受托人身份信息。

档案查询申请书样本一：个人档案查询申请书（通用型）

致：[档案保管单位名称，例如：XX市人才服务中心档案室、XX大学档案馆、XX区教育局档案科]

申请人信息：

姓名：[您的姓名]

性别：[男/女]

身份证号码：[您的18位身份证号码]

出生日期：[年/月/日]

联系电话：[您的手机号码]

电子邮箱：[您的常用邮箱地址]

通讯地址：[您的详细通讯地址，包括省市、区县、街道、门牌号]

查询目的：

本人因办理[请详细阐述查询目的，例如：学历认证、退休手续、职称评定、出国留学、社保医保办理、工作调动]事宜，需查询本人档案相关信息。望贵单位协助提供。此查询旨在用于[请再次简述查询结果的用途，例如：作为提交给XX部门的证明材料、用于XX资格的审核等]。

查询内容及范围：

本人拟查询的档案类型为：[请注明档案类型，例如：人事档案、学籍档案]

涉及人员/主体：本人[您的姓名]

涉及时间段：[例如：自XX年XX月至XX年XX月期间]

具体查询事项：[请详细描述希望查询的具体内容，例如：查询本人的学籍证明、毕业证书复印件、工作经历证明、职称评定材料、工资定级表、党团关系证明等]

（如有档案编号或任何有助于定位档案的线索，请在此处补充说明：[档案编号/线索，例如：原工作单位名称、学校名称、学号、毕业年份等]）

承诺与声明：

本人承诺所提供信息真实准确，查询目的合法合规。所查询到的档案资料将仅用于所述合法目的，绝不用于非法用途，亦不会泄露给无关第三方。本人愿意遵守贵单位档案管理规定及相关法律法规，并承担因提供信息不实、违规使用档案资料、侵犯他人隐私或合法权益所产生的一切法律责任。

随附材料：

1. 申请人身份证复印件（正反面）

2. [根据查询目的可能需要的其他证明材料，例如：毕业证书复印件、工作单位介绍信（如申请人为在职人员）、退休申请表、学历认证委托书、相关部门要求出具的证明函等]

3. [如为委托他人查询，需提供经公证的授权委托书原件及受托人身份证复印件]

恳请贵单位予以审批并协助办理。

此致

敬礼！

申请人：[您的亲笔签名]

[您的姓名（打印）]

[年/月/日]

档案查询申请书样本二：涉及法律事务的档案查询申请书

致：[档案保管单位名称，例如：XX人民法院档案室、XX市不动产登记中心档案管理处、XX市公安局档案科、XX市公证处]

申请人信息：

姓名：[申请人姓名]

性别：[男/女]

身份证号码：[申请人身份证号码]

联系电话：[申请人手机号码]

电子邮箱：[申请人常用邮箱地址]

通讯地址：[申请人详细通讯地址]

（若为委托律师申请，请同时提供律师事务所名称、统一社会信用代码、律师姓名及联系方式，并附律师执业证复印件及律师事务所介绍信、委托代理协议。）

被查询主体信息（如涉及第三方或特定案件/事项）：

姓名/单位名称：[被查询人的姓名或被查询单位的全称]

身份证号码/统一社会信用代码：[如适用，请填写]

相关联信息：[例如：与申请人的关系（父子、夫妻等）、涉及案件的当事人、被继承人等]

查询目的：

本人/本所律师因办理[请详细阐述查询的法律目的，例如：遗产继承公证、房产纠纷诉讼（案号：XXX）、合同履约争议（合同编号：XXX）、行政复议、刑事案件辩护、知识产权侵权调查、公司股权纠纷等]事宜，根据《中华人民共和国民事诉讼法》/《行政诉讼法》/《律师法》等相关法律法规规定，需依法查询与该法律事务相关的档案资料，以维护本人/委托人的合法权益或履行法定职责。

查询内容及范围：

拟查询的档案类型：[请注明档案类型，例如：诉讼档案、不动产登记档案、企业工商登记档案、户籍档案、婚姻登记档案、项目审批档案、医学死亡证明档案等]

涉及人员/单位/案件：[例如：关于XX案件的当事人XX（姓名/单位），或关于XX房产的原始权利人XX（姓名），或XX死亡证明]

涉及时间段：[例如：自XX年XX月至XX年XX月期间]

具体查询事项：[请详细描述希望查询的具体内容，例如：关于XX案件的判决书、调解书、庭审笔录、证据材料；关于XX房产的原始登记资料、流转记录、附图；关于XX公司的注册资本变更记录、章程、股权结构；关于XX死亡的医学证明原件或复印件等]

（如有案号、档案编号、不动产证号、合同编号或其他有助于定位档案的线索，请在此处补充说明：[案号/编号/线索]）

法律依据及必要性：

根据[请具体说明查询所依据的法律法规条款，例如：《民事诉讼法》第一百一十四条/第一百五十条；《行政诉讼法》第四十五条；《律师法》第三十五条；《档案法》相关规定；《不动产登记暂行条例实施细则》等]，以及[请阐述查询该档案对于办理所述法律事务的必要性，例如：该档案系案件关键证据，对查明事实具有决定性作用；系遗产继承公证所必需的权属证明文件；是判断合同效力、确定违约责任的重要依据等]。

承诺与声明：

本人/本所承诺所提供信息真实准确，查询目的合法合规。所查询到的档案资料将仅用于所述合法法律目的，绝不泄露、扩散或用于非法用途，亦不会侵犯被查询对象的合法权益和隐私。本人/本所愿意遵守贵单位档案管理规定及相关法律法规，并承担因提供信息不实、违规使用档案资料、侵犯他人隐私或合法权益所产生的一切法律责任。

随附材料：

1. 申请人身份证复印件（正反面）

2. [如适用，请附上委托书及受托人身份证复印件、律师执业证复印件、律师事务所介绍信、法院受理通知书、公证书申请表、立案证明、相关法律文书复印件、被继承人死亡证明、亲属关系证明等]

3. [其他与查询目的相关的证明材料]

恳请贵单位依据法律规定予以审批并协助办理。

此致

敬礼！

申请人：[您的亲笔签名]

[您的姓名（打印）]

[年/月/日]

档案查询申请书样本三：机构/单位档案查询申请书

致：[档案保管单位名称，例如：XX市人力资源和社会保障局档案室、XX省档案馆、XX市住房和城乡建设局、XX省教育厅]

申请单位信息：

单位名称：[您的单位全称]

统一社会信用代码：[您的单位统一社会信用代码]

法定代表人：[法定代表人姓名]

通讯地址：[单位详细注册地址]

联系人：[经办人姓名]

联系电话：[经办人手机号码/单位座机]

电子邮箱：[经办人常用邮箱地址/单位邮箱]

被查询主体信息（如查询个人或第三方单位档案）：

姓名/单位名称：[被查询人姓名 或 被查询单位全称]

身份证号码/统一社会信用代码：[如适用，请填写]

曾属单位/部门：[如适用，填写被查询人曾服务的单位或部门]

档案存放地（如已知）：[例如：曾存放于XX市人才中心、XX公司人事部等]

查询目的：

本单位因[请详细阐述查询目的，例如：办理本单位员工XX（姓名）的退休手续、核实XX员工工作经历、进行历史项目资料研究、配合纪检监察调查、企业资产清查、科研项目需要、审计核查、办理XX资质申报等]事宜，需查询相关档案资料，望贵单位协助提供。此查询结果将用于[请再次简述查询结果的用途，例如：作为提交给上级主管部门的证明、用于公司内部资料归档、作为科研报告的支撑数据等]。

查询内容及范围：

拟查询的档案类型：[请注明档案类型，例如：人事档案、项目档案、企业工商登记档案、会计档案、建筑工程档案、历史文献档案、学籍档案等]

涉及人员/单位/项目：[例如：本单位原员工XX（姓名），或XX（项目名称/编号），或XX公司]

涉及时间段：[例如：自XX年XX月至XX年XX月期间]

具体查询事项：[请详细描述希望查询的具体内容，例如：查询XX员工的入职时间、工资级别、职称评定记录、奖惩情况；查询XX项目的立项批文、设计图纸、施工合同、验收报告；查询XX公司的注册资本变更记录、公司章程、股权结构；查询XX历史文献中关于XX事件的记载等]

（如有档案编号、项目编号、案号或其他有助于定位档案的线索，请在此处补充说明：[档案编号/项目编号/线索]）

法律依据/工作需要：

根据[如适用，请说明查询所依据的法律法规、政策文件或行政审批文件，例如：《中华人民共和国档案法》及其实施办法、XX部门规章、本单位工作职责、XX资质申报要求、纪检监察工作条例等]，以及[阐述查询该档案对于本单位办理所述事宜的必要性，例如：该档案系办理XX手续的必备材料，缺乏则无法完成；是科研项目获取第一手资料的关键途径；是企业进行资产清查和审计的必要依据等]。

承诺与声明：

本单位承诺所提供信息真实准确，查询目的合法合规。所查询到的档案资料将仅用于所述合法目的，绝不泄露、扩散或用于非法用途，亦不会侵犯被查询对象（个人或单位）的合法权益和隐私。本单位愿意遵守贵单位档案管理规定及相关法律法规，并承担因提供信息不实、违规使用档案资料、侵犯他人隐私或合法权益所产生的一切法律责任。

随附材料：

1. 单位介绍信（加盖单位公章）

2. 经办人身份证复印件（正反面）

3. [如查询他人档案，需附上被查询人或其近亲属的书面授权委托书及身份证件复印件]

4. [其他与查询目的相关的证明材料，例如：退休申请表、科研项目批文、纪检监察通知书、审计报告、法院传票、项目合同、相关会议纪要、资质申报文件等]

恳请贵单位予以审批并协助办理。

此致

敬礼！

申请单位：[您的单位全称（加盖单位公章）]

法定代表人：[法定代表人签名（或授权经办人签名）]

[年/月/日]