提档申请书如何写

档案，作为个人重要的信息载体，承载着学籍、履历、政治面貌、奖惩等一系列关键信息。在个人学习、工作、生活轨迹发生变动时，如升学、就业、调动等，往往需要对个人档案进行调转，即“提档”。提档申请书是启动这一流程的第一步，其撰写质量直接关系到档案调转的顺利与否。一份规范、清晰、理由充分的提档申请书，不仅能明确表达申请人的诉求，也能为档案管理部门提供必要的信息，从而高效办理相关手续。

撰写提档申请书时，有几个核心原则需要遵循：
1. 目的明确：开篇即需点明申请提档的目的，是升学、就业还是其他特殊原因。
2. 信息完整：申请人个人信息、原档案保管单位信息、新档案接收单位信息都需准确无误。
3. 理由充分：清晰阐述提档的必要性和紧迫性，特别是针对非常规调转情况。
4. 格式规范：采用正式公文格式，包括标题、称谓、正文、结尾、落款和日期。
5. 语言得体：使用尊敬、谦逊且专业的措辞，确保表达清晰、条理分明。

以下将提供三份不同情境下的提档申请书样本，并详细解析其构成要素和撰写要点。

样本一：学籍档案提档申请书（适用于高校录取后）

标题： 关于[您的姓名]学籍档案提档的申请

称谓：
尊敬的[原毕业中学/大学名称]招生办公室/教务处/学生工作处/档案馆领导：

您好！

本人[您的姓名]，身份证号码为[您的身份证号码]，系贵校[您毕业的年份]届[您所在的班级/专业]毕业生。

我已于近期顺利考取/被录取至[新学校名称][专业名称]，学号为[如果已知，请填写；如未知，可省略]，并计划于[报到日期，如“2023年9月1日”]前往该校办理入学报到手续。根据[新学校名称]的招生章程及入学要求，本人在办理新生报到注册时，需将完整的个人学籍档案调转至录取学校。

为确保本人能够按时顺利入学，恳请贵处协助办理本人学籍档案的调转手续。具体调转信息如下：

• 档案接收单位名称： [新学校名称]招生办公室/学生处/档案馆
• 档案接收地址： [新学校档案接收详细地址，含省市区及具体门牌号]
• 档案接收单位联系人： [新学校负责档案接收的老师姓名]
• 档案接收单位联系电话： [新学校负责档案接收的办公电话]
• 邮政编码： [新学校档案接收邮政编码]

随信附上本人[新学校名称]的《录取通知书》复印件（或扫描件），以资证明。如办理过程中需要本人提供其他材料或配合事项，请及时告知。

再次感谢贵处在本人求学期间的悉心培养，并期望能得到贵处的大力支持与协助，帮助本人完成档案调转，顺利开启新的学习阶段。

结尾：
此致
敬礼！

落款：
申请人：[您的姓名]
联系电话：[您的手机号码]
电子邮箱：[您的电子邮箱]
[申请日期，如“2023年8月15日”]

样本一解析与撰写要点：

• 标题：简洁明了，直接点出申请人的姓名和申请事项。
• 称谓：需具体到原学校的负责部门，如招生办、教务处或档案馆，表明对业务流程的了解。
• 自我介绍：清晰表明身份，包括姓名、身份证号及与原学校的关系（届别、专业）。身份证号是识别档案的唯一且最重要的信息。
• 申请事由：
  • 明确告知已被哪所新学校录取，这是提档最核心的理由。
  • 强调“根据新学校要求”，说明提档的必要性和合规性。
  • 提及报到日期，暗示办理的紧迫性。
• 调转信息：这是申请书的核心部分，务必精确无误。包括接收单位名称、详细地址、联系人、联系电话和邮编。这些信息通常可以在新学校的《新生入学须知》或官网中找到。任何一项信息错误都可能导致档案无法顺利送达。
• 附件说明：附上录取通知书复印件是常识，增强申请的真实性和说服力。
• 办理配合：表明愿意配合提供其他材料，体现积极沟通的态度。
• 结尾与落款：
  • 表达感谢，维持良好关系。
  • 提供准确的联系方式，方便档案部门在办理过程中联系申请人。
  • 日期为实际撰写或提交日期。

样本二：人事档案提调申请书（适用于新单位入职）

标题： 关于[您的姓名]人事档案调转的申请

称谓：
尊敬的[原档案保管机构名称，如：XX人才服务中心/原工作单位人力资源部]领导：

您好！

本人[您的姓名]，身份证号码为[您的身份证号码]，目前本人的人事档案存放于贵处/贵单位（档案编号：[如知晓，请填写]）。

本人已于[具体日期，如“2023年8月1日”]获得[新单位名称]的录用，并签订了劳动合同/录用协议，拟于[具体入职日期，如“2023年9月1日”]正式入职。根据[新单位名称]的入职要求以及相关人事管理规定，本人需将人事档案调转至新单位进行保管。

为确保本人能够顺利办理入职手续并规范档案管理，恳请贵处/贵单位协助办理本人人事档案的调转手续。具体调转信息如下：

• 档案接收单位名称： [新单位名称]人力资源部
• 档案接收地址： [新单位档案接收详细地址，含省市区及具体门牌号]
• 档案接收单位联系人： [新单位人力资源部负责档案接收的老师姓名/职务]
• 档案接收单位联系电话： [新单位人力资源部办公电话]
• 邮政编码： [新单位档案接收邮政编码]

随信附上本人与[新单位名称]签订的《劳动合同》复印件（或《录用通知书》复印件），以资证明。如贵处/贵单位需接收单位出具《调档函》，请告知具体办理流程，或由贵处直接联系接收单位沟通调档事宜。本人将全力配合提供所需材料。

在此，感谢贵处/贵单位长期以来对本人档案的妥善保管与服务，并期待能得到贵处/贵单位的大力支持与协助，帮助本人顺利完成档案调转，开启新的职业生涯。

结尾：
此致
敬礼！

落款：
申请人：[您的姓名]
联系电话：[您的手机号码]
电子邮箱：[您的电子邮箱]
[申请日期，如“2023年8月20日”]

样本二解析与撰写要点：

• 标题：与学籍档案类似，明确申请人和申请事项。
• 称谓：指向原档案保管机构，可能是人才服务中心、人力资源和社会保障局、或原工作单位的人力资源部门。
• 自我介绍：除了基本信息外，需提及档案的现有存放地点和档案编号（如有），以便快速定位档案。
• 申请事由：
  • 明确告知已获得新单位录用，并已签订合同，这是提档的直接原因。
  • 强调“根据新单位要求及人事管理规定”，突出调档的合规性。
  • 提及入职日期，表明办理的及时性。
• 调转信息：同样是核心内容，需提供新单位人力资源部门的精确信息，包括名称、地址、联系人、电话和邮编。这些信息应提前与新单位HR确认。
• 附件说明：附上劳动合同或录用通知书的复印件，提供合法依据。
• 调档函：人事档案调转往往需要接收单位出具《调档函》。申请书中可主动提及，询问是否需要或如何办理，体现对流程的了解和配合意愿。
• 结尾与落款：与学籍档案申请书类似，表达感谢并提供联系方式。

样本三：特殊情况下的档案提调申请书（适用于出国留学、自主创业或档案长期托管等）

标题： 关于[您的姓名]档案特殊情况调转（或保管）的申请

称谓：
尊敬的[档案保管机构名称，如：XX人才服务中心/原毕业大学档案馆]领导：

您好！

本人[您的姓名]，身份证号码为[您的身份证号码]，目前本人的人事/学籍档案存放于贵处（档案编号：[如知晓，请填写]）。

现因本人计划于[具体日期，如“2023年10月”]赴[国家/地区]进行[留学/工作/其他具体事由，如“自费留学，已获得XX大学录取通知书”或“自主创业，需将档案转移至XX人才服务机构托管”]，此举需要对本人档案进行调转或特殊处理。具体原因阐述如下：

[在此处详细说明特殊原因及提档的必要性，例如：]
出国留学情况： 根据教育部留学服务中心的要求，出国留学人员的档案需存放至留学服务中心进行统一管理，以便办理学历认证、落户等回国手续。为确保本人留学期间档案的合规管理及回国后的顺利衔接，特申请将档案调转至该中心。
自主创业情况： 本人已注册成立[公司名称]，为解决个人档案保管问题，便于日后办理社保、职称评定等事宜，特申请将档案调转至[当地人才服务机构]进行人事代理和档案托管。
其他特殊需求： （例如，需提取档案中的特定证明材料用于某项重要事宜，此时需详细说明材料内容及用途，并承诺归还或承担相应责任。）

为顺利办理上述事宜，恳请贵处协助办理本人档案的调转/特定材料提取手续。具体信息如下：

• 档案接收单位名称（若调转）： [教育部留学服务中心/XX人才服务中心]
• 档案接收地址（若调转）： [接收机构的详细地址，含省市区及具体门牌号]
• 档案接收单位联系人（若调转）： [接收机构负责档案的老师姓名/职务]
• 档案接收单位联系电话（若调转）： [接收机构办公电话]
• 邮政编码（若调转）： [接收机构邮政编码]

随信附上[相关证明材料，如：留学录取通知书复印件、留学签证复印件、公司营业执照复印件、接收机构出具的调档函等]以资证明。本人承诺将严格遵守档案管理规定，并承担因档案调转而产生的一切责任与风险。如办理过程中需要本人提供其他材料或配合事项，请及时告知。

在此，感谢贵处长期以来对本人档案的妥善保管与服务，并期待能得到贵处的大力支持与协助，帮助本人解决特殊情况下的档案问题。

结尾：
此致
敬礼！

落款：
申请人：[您的姓名]
联系电话：[您的手机号码]
电子邮箱：[您的电子邮箱]
[申请日期，如“2023年8月25日”]

样本三解析与撰写要点：

• 标题：点明申请人的姓名及“特殊情况”这一性质。
• 称谓：具体到档案保管机构。
• 自我介绍：清晰表明身份和档案现状。
• 申请事由（核心）：
  • 详细描述特殊情况：这是此类申请书的关键。无论是出国留学、自主创业、考研二战、异地购房落户等，都需将具体情况、时间节点、涉及机构等详细说明。
  • 阐述提档的必要性与目的：为什么在这种特殊情况下需要调档？调档后档案将如何存放？对未来有何影响？例如，留学档案调至教育部留学服务中心是为了回国后的学历认证和落户。
  • 表明对风险的认知：特别是对于非传统调档，申请人需明确表示理解档案调转可能带来的影响，并承诺遵守规定。
• 调转信息：如果需要调转至新的机构，同样需要提供详尽准确的接收方信息。如果只是提取部分材料，则需明确所需材料的名称和用途。
• 附件说明：针对特殊情况，相关的证明材料尤为重要，如留学录取通知书、签证、公司注册证明、异地人才中心出具的接收函等。
• 承诺与配合：重申遵守规定，并积极配合提供材料。
• 结尾与落款：表达感谢与期待，并提供有效联系方式。

撰写提档申请书的通用注意事项与建议：

1. 提前咨询：在撰写申请书之前，务必先联系原档案保管单位和新档案接收单位，了解具体的提档政策、流程、所需材料以及档案接收的详细信息（包括是否需要调档函、档案袋是否需要密封等）。这些信息是撰写申请书的基础。
2. 信息核对：申请书中的所有个人信息（姓名、身份证号、联系方式）、单位信息（名称、地址、联系人、电话、邮编）务必反复核对，确保准确无误。一个小小的错误可能导致档案无法送达或办理延误。
3. 简洁明了：正文内容应条理清晰，言简意赅，避免冗长和无关信息。用专业的语言表达诉求，不要使用口语化或情感化的表达。
4. 规范格式：手写或打印皆可，但手写需字迹工整。打印稿更显正式。抬头、称谓、正文、结尾、落款、日期一个都不能少。
5. 保留副本：在提交申请书之前，务必保留一份申请书的复印件（或电子版），以备不时之需。
6. 邮寄方式：如果通过邮寄方式提交，建议选择挂号信或EMS等可追踪的邮寄服务，确保申请书能够安全送达。
7. 办理时限：注意提档的办理时限。有些档案管理部门在特定时间段内（如毕业季、入职高峰期）办理量较大，可能会有延迟，应预留充足的时间。
8. 跟进沟通：提交申请后，可在合理时间内通过电话或其他方式跟进办理进度，确保档案顺利调转。

一份精心准备的提档申请书，不仅是启动档案调转程序的敲门砖，更是体现申请人严谨态度和责任心的证明。掌握上述撰写要点和样本，将有助于您在面对档案调转需求时，能够从容不迫、高效办理。