档案申请书怎么写

档案申请书，是个人或组织向档案管理机构或部门提出查阅、复制、借阅或调取档案的正式书面请求。一份规范、清晰、完整的档案申请书，是确保申请顺利通过、高效获取所需档案的关键。撰写档案申请书时，务必明确目的、详细说明需求，并遵循档案管理机构的相关规定。

一般而言，档案申请书应包含以下几个核心要素：

1. 标题： 明确表明文书性质，如“档案查阅申请书”、“档案调阅申请书”、“个人档案申请”等。

2. 接收方： 明确写明档案管理机构或具体部门的名称，如“XX档案馆”、“XX大学学生档案室”、“公司人力资源部档案管理处”。

3. 申请人信息： 详细列出申请人的基本情况，包括姓名、性别、联系方式（电话、邮箱）、身份证号码、工作单位/就读院校及部门/专业。如为单位申请，则需提供单位名称、统一社会信用代码、经办人姓名及联系方式。

4. 申请事项及目的： 这是申请书的核心内容。需清晰阐述为何需要查阅/调取档案，申请的合法性与合理性。目的应具体，避免模糊不清。

5. 申请档案内容： 详细说明所需档案的名称、类型、涉及时间段、关键信息（如涉及人员姓名、项目名称、文件编号等），越具体越好，以便档案管理人员快速准确查找。

6. 使用方式及期限： 说明档案是用于查阅、复制、借阅或调取。如是借阅或调取，需注明预计归还时间及保管承诺。

7. 承诺事项： 承诺遵守档案管理机构的各项规章制度，严格保守档案内容秘密，不涂改、不损毁、不擅自外传等。

8. 申请日期： 提交申请的年月日。

9. 申请人签字/盖章： 个人申请需手写签名，单位申请需加盖单位公章并由经办人签字。

以下提供三种常见类型的档案申请书样本，以供参考。

样本一：个人学籍档案/人事档案调阅申请书

这种类型的申请书通常用于个人因升学、就业、职称评定、退休等原因，需要调取本人学籍档案或人事档案。

【标题】 档案调阅申请书

【接收方】 XXX档案管理部门（如：XX大学学生档案室 / XX市人才服务中心 / 原工作单位人力资源部档案管理处）

尊敬的领导/老师：

本人，XXX，身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，目前就读/工作于（或曾就读/工作于）XXXXXXXXX（单位/院校），特此申请调阅本人档案，以便办理相关事宜。

一、申请人基本信息：

姓名：XXX

性别：X

出生年月：XXXX年XX月

联系电话：XXXXXXXXXXX

电子邮箱：XXXXXXXXXXX@XX.com

现工作单位/就读院校：XXXXXXXXX（如需，请注明部门/专业）

二、申请调阅档案类别及内容：

档案类别：□ 个人学籍档案 □ 个人人事档案 □ 其他（请注明：______）

档案涉及时间段：自XXXX年XX月至XXXX年XX月

档案主要内容（请尽量具体）：

（如为学籍档案）学籍登记表、成绩单、毕业（学位）证书复印件、奖惩记录等。

（如为人事档案）履历表、转正定级表、年度考核表、工资变动表、职称评定材料、奖惩材料、各类培训证明、党团材料、劳动合同复印件、离职证明等。

原档案存放单位/地址（如已知）：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

三、申请调阅目的：

（请根据实际情况选择或填写，力求具体、真实）

□ 升学深造（拟报考XX大学XX专业硕士/博士研究生）

□ 就业派遣/入职新单位（拟入职XX公司，需办理入职档案调转手续）

□ 职称评定（申请评定XX专业XX级职称，需核实工作经历及业绩）

□ 办理退休手续

□ 办理出国（境）手续

□ 办理社会保险/公积金业务

□ 其他（请具体说明：因XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，需查阅/调取档案）

四、档案使用方式及去向（如需调转）：

□ 仅限内部查阅（本人在档案管理部门指定地点查阅）

□ 办理档案调转至新单位/人才服务机构：

新接收单位名称：XXXXXXXXXXXXXXXXX

新接收单位档案管理部门联系人及电话：XXXXXXXXX / XXXXXXXXXXX

新接收单位档案地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

□ 复制部分材料（请注明具体材料名称及页数，并说明用途）

□ 其他（请具体说明：______）

五、承诺事项：

本人承诺：

1. 严格遵守贵部门关于档案管理及调阅的各项规章制度。

2. 对所查阅、复制或调取的档案内容严格保密，不擅自泄露、散布或用于非法目的。

3. 如档案调转，将积极配合办理相关手续，并确保档案安全、完整。

4. 如需借阅，将在规定期限内完整归还，如有损坏或遗失，愿承担相应责任。

恳请贵部门予以审核批准。

此致

敬礼！

申请人（手写签名）：

XXXX年XX月XX日

样本二：历史文献/研究档案查阅申请书

这种申请书适用于学者、研究人员、学生或公民因学术研究、撰写论文、文化传承、寻根问祖等目的，向各级档案馆、图书馆特藏部或历史资料馆申请查阅公开的历史文献或研究档案。

【标题】 历史文献/研究档案查阅申请书

【接收方】 XXX档案馆 / XXX大学图书馆特藏部 / XXX历史资料馆

尊敬的馆长/主任：

本人，XXX，身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，系XXXXXXXXX（单位/院校）的XXXX（职务/专业），为开展XXXXXXXX（具体研究方向/项目名称）研究工作，特此申请查阅贵馆所藏相关历史文献/研究档案。

一、申请人基本信息：

姓名：XXX

性别：X

出生年月：XXXX年XX月

联系电话：XXXXXXXXXXX

电子邮箱：XXXXXXXXXXX@XX.com

工作单位/就读院校：XXXXXXXXX

职务/专业：XXXXXXXXX

二、研究背景与目的：

（请简要阐述研究课题的背景、意义及研究目的，并说明查阅档案对本研究的重要性）

本人的研究课题是《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》，旨在深入探讨XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。为保证研究的严谨性和史料的准确性，亟需查阅贵馆保存的原始档案资料。通过查阅这些档案，我希望能获取XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的关键信息。

三、申请查阅档案内容及范围：

（请尽可能详细地列出所需档案的名称、编号、时间范围、关键词、著录信息等，如有目录或线索请注明）

档案类别： □ 文书档案 □ 照片档案 □ 录音录像档案 □ 缩微胶片 □ 报刊资料 □ 其他（请注明：______）

档案主题/ XXXXXXXXXX，XXXXXXXXXX，XXXXXXXXXX

档案涉及时间段： 自XXXX年XX月至XXXX年XX月

具体档案名称或线索（如已知，请列出）：

1. 《XXXXX文件》，档号：XXXXXX，日期：XXXX年XX月XX日

2. 《XXXXX会议记录》，时间段：XXXX-XXXX年

3. 关于“XXXX项目”的往来函件及报告

4. 涉及人物：XXX、XXX的相关资料

（可根据实际情况增减）

四、预期使用方式：

□ 现场查阅（在贵馆阅览室）

□ 复制（请注明具体要求，如拍照、扫描或复印，并说明复制数量及用途）

□ 摘抄/笔记

□ 用于学术论文撰写

□ 用于出版物（请注明出版社及出版计划）

□ 其他（请具体说明：______）

五、承诺事项：

本人承诺：

1. 严格遵守《中华人民共和国档案法》及贵馆的各项规章制度，服从管理人员的指导和安排。

2. 查阅档案期间，不涂改、不损毁、不私自外带档案资料。

3. 所查阅档案资料仅用于本人学术研究目的，不作商业或非法用途。

4. 如涉及未开放档案内容或有特殊保密要求的资料，将严格遵守保密规定。

5. 在研究成果中引用贵馆档案资料时，将注明资料来源，并按规定向贵馆赠送研究成果。

恳请贵馆对本申请予以审查批准。

此致

敬礼！

申请人（手写签名）：

所在单位/院校（盖章）：

XXXX年XX月XX日

【单位/导师推荐意见】（如需，某些档案馆会要求）

兹证明申请人XXX系我单位/院校（XX学院XX系）的XXXX（职务/学生），其研究课题《XXXXXXXXXXXXXXXX》真实存在，查阅贵馆档案确属研究工作需要。本单位/导师同意并推荐该申请人前往贵馆进行档案查阅。请贵馆予以支持和协助。

推荐人/导师（签字）：

所在单位/院校（盖章）：

联系电话：

XXXX年XX月XX日

样本三：企业/组织内部档案调阅申请书

这种申请书适用于企业或组织内部员工因工作需要，向本单位档案管理部门（如行政部、人力资源部、文控中心等）申请调阅公司内部的项目档案、合同档案、管理制度档案、财务凭证等。

【标题】 内部档案调阅申请书

【接收方】 公司档案管理中心 / 行政部 / 人力资源部

【发文部门】 XXX部门（申请人所在部门）

【编号】 （可选，用于内部流转管理）

一、申请人/部门基本信息：

申请部门：XXXXXXXXX部

申请人姓名：XXX

工号：XXXXXX

联系电话：XXXXXXXXXXX

申请日期：XXXX年XX月XX日

二、申请调阅档案内容：

（请尽可能详细地描述所需档案的名称、编号、涉及项目、时间段等信息）

档案类别： □ 项目档案 □ 合同档案 □ 财务凭证 □ 人力资源档案 □ 规章制度 □ 其他（请注明：______）

档案主题/名称： 《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》

档案编号/案卷号： XXXXXX（如有）

涉及项目/客户： XXXXXXXXXX项目 / XXXX客户

档案涉及时间段： 自XXXX年XX月至XXXX年XX月

具体文件名称（如已知）：

1. XXXX项目立项报告（XXXX年XX月）

2. 与XXX公司签订的《XXXX合同》（合同编号：XXXXX）

3. XXXX年XX月至XX月财务凭证（或会计凭证字号：XXXX-XXXX）

（可根据实际情况增减）

三、申请调阅目的/用途：

（请具体说明调阅档案的原因和用途，如用于项目审计、客户纠纷处理、制度修订、数据核对等）

为配合进行XXXXXXXXX项目（或XXXX年度）的内部审计工作，需核查相关项目立项审批流程及财务支出凭证。

因与客户XXXX发生合同纠纷，需查阅双方签订的《XXXX合同》及相关往来邮件、会议纪要，以提供证据支撑。

为修订《公司XXXX管理制度》，需参考此前版本的制度文件及修订历史记录。

为核对XXXXX（具体数据），需调阅XXXXX（具体文件）。

其他（请具体说明：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX）

四、档案使用方式及归还期限：

□ 现场查阅（在档案管理中心指定区域）

□ 借出（预计归还日期：XXXX年XX月XX日）

□ 复制（请注明具体文件及数量，并说明复制用途）

□ 其他（请具体说明：______）

五、承诺事项：

本人/本部门承诺：

1. 严格遵守公司档案管理制度，服从档案管理人员的安排。

2. 对所查阅、借出或复制的档案内容严格保密，不擅自向无关人员透露，不用于非授权用途。

3. 借出的档案将妥善保管，确保其完整性与安全性，并在规定期限内按时归还。如有损坏或遗失，愿承担公司相关制度规定的责任。

4. 复制的档案仅供本次申请用途使用，不得随意分发或再次复制。

恳请公司档案管理部门予以审核批准。

此致

敬礼！

申请部门负责人意见：

（签字）：

XXXX年XX月XX日

档案管理部门意见：

（签字/盖章）：

XXXX年XX月XX日

撰写档案申请书时，除了上述样本和注意事项，还需留意：

1. 附件准备： 根据申请类型和档案管理机构的要求，可能需要提供身份证复印件、学生证/工作证复印件、研究项目批文、单位介绍信、导师推荐信、结婚证/户口本（涉及亲属档案）等相关证明材料。务必提前咨询并准备齐全。

2. 提前咨询： 在撰写申请书之前，最好能提前联系档案管理部门，了解其具体的申请流程、所需材料、档案开放范围以及是否有特定的申请表模板。这能有效避免因格式不符或信息缺失而延误申请。

3. 字迹清晰，表述准确： 如果是手写申请书，请务必保持字迹工整清晰。无论是手写还是打印，内容表述都要准确无误，尤其是涉及数字、日期和名称的部分。

4. 耐心等待： 档案的查阅、调取或复制通常需要一定的审核和办理时间，请预留充足的时间，并耐心等待审批结果。

5. 尊重规定： 档案是国家或单位的重要财富，具有保密性、真实性和完整性要求。在整个申请和使用过程中，都应严格遵守档案管理机构的各项规定和法律法规，切勿尝试非法获取或篡改档案。