敬爱的[出租方名称]：
发件人： [公司全称]
地址： [公司注册地址]
联系人： [负责人姓名/部门经理]
联系电话： [联系电话]
电子邮件： [电子邮件地址]
收件人： [出租方名称]
地址： [出租方地址]
主题：关于[公司全称]终止租赁合同及退租的申请
尊敬的[出租方负责人姓名/先生/女士]：
我司[公司全称]谨此致函，正式提出关于终止与贵方签订的租赁合同的申请。
我们于[签订日期]与贵方签署了关于[租赁物业地址，例如：XX市XX区XX路XX号XX写字楼X层X单元]的《房屋租赁合同》（合同编号：[如有，请填写]），租赁期限为[起始日期]至[结束日期]。承租该物业以来，贵方一直给予我们极大的支持与配合，对此我们深表感谢。
鉴于我司近期业务战略调整及运营规划的需求，为更好地适应市场变化，我司决定对我司的办公场所进行优化整合。经过慎重评估，我司计划将现有业务迁移至新的办公地点。因此，我们不得不提前终止目前的租赁合同。
根据《房屋租赁合同》的相关条款，并考虑到我司的实际情况，我司希望能在双方协商一致的基础上，于[拟定退租日期，例如：20XX年X月X日]正式办理退租手续，并在此日期前完成所有物业的清空与移交。
为确保退租流程的顺利进行，我司将积极配合贵方完成以下事项：
1. 物业清空与恢复： 我司将于上述拟定退租日期前，完成租赁物业的清空，并按照合同约定，将物业恢复至租赁前的状态（合理损耗除外），或按照双方协商的方案进行处理。
2. 物业查验： 届时，请贵方安排相关人员对租赁物业进行查验，确认房屋设施、设备状况及装修符合退租要求。
3. 费用结算： 我司将结清截至退租日期的所有应付租金、物业管理费、水电费及其他相关费用。请贵方提供详细的费用结算清单。
4. 押金返还： 在完成上述查验与费用结算后，请贵方根据合同约定，将租赁押金[金额]（人民币大写：[大写金额]）如数退还至我司指定账户。
5. 钥匙移交： 我司将按约定时间将所有物业钥匙及门禁卡等移交给贵方。
我司深知提前终止合同可能给贵方带来不便，对此我们深表歉意。我们期待与贵方进行友好的沟通与协商，以寻求一个双方都能接受的解决方案。我司将竭尽所能，确保退租过程的顺畅与规范。
请贵方收到此函后，尽快与我司联系，以便我们能进一步商讨具体的退租事宜，包括但不限于退租日期、违约金（如适用）的协商、物业查验时间等。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[公司全称]（盖章）
[法定代表人/授权代表签字]
[日期：XXXX年X月X日]
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主题：关于[公司全称]租赁合同到期不再续租的正式通知
尊敬的[出租方负责人姓名/先生/女士]：
我司[公司全称]谨此致函，就我司与贵方签订的租赁合同事宜，正式通知贵方我司不再续租的决定。
我们于[签订日期]与贵方签署了关于[租赁物业地址，例如：XX市XX区XX路XX号XX写字楼X层X单元]的《房屋租赁合同》（合同编号：[如有，请填写]），租赁期限为[起始日期]至[合同到期日，例如：20XX年X月X日]。承租期间，贵方为我司提供了稳定优质的办公环境和周到细致的服务，对此我们表示衷心的感谢。
根据合同约定，我司需在租赁期满前[合同规定提前通知期，例如：三个月/六个月]告知贵方是否续租。经过我司内部管理层的综合评估和未来发展规划，我司决定在本次租赁合同到期后不再续租。我司将于[合同到期日，例如：20XX年X月X日]正式退租，并将该物业返还给贵方。
为确保租赁期满后的顺利交接，我司将按以下步骤配合贵方完成退租事宜：
1. 物业清空与移交： 我司将于合同到期日或之前，完成租赁物业的清空，并按照合同约定，将物业恢复至租赁前的状态（合理损耗除外）。
2. 物业查验： 请贵方在合同到期日当天或之前，安排专业人员与我司代表共同对租赁物业进行全面查验，核实房屋设施、设备状况及装修情况，并签署查验确认书。
3. 费用结算： 我司将结清截至合同到期日为止的所有应付租金、物业管理费、水电费、燃气费、通讯费及其他所有相关费用。请贵方提前提供详细的费用结算清单，以便我司核对并及时支付。
4. 押金返还： 在完成物业查验、确认无任何未结清费用和违约行为后，请贵方根据合同约定，将租赁押金[金额]（人民币大写：[大写金额]）如数退还至我司指定账户。
5. 钥匙及门禁卡移交： 我司将于退租当日，将所有物业钥匙、门禁卡及相关权限全部移交给贵方代表。
我司承诺将严格遵守合同约定，积极配合贵方完成各项退租手续，确保物业的平稳过渡。我们非常感谢贵方在过去[租赁年限]年中给予的支持与合作。
请贵方收到此通知后，确认我司的退租意向，并告知具体的退租交接安排。如有任何疑问或需要进一步协商的事项，请随时与我司联系。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[公司全称]（盖章）
[法定代表人/授权代表签字]
[日期：XXXX年X月X日]
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主题：关于[公司全称]因不可抗力/经营困难申请提前终止租赁合同的函
尊敬的[出租方负责人姓名/先生/女士]：
我司[公司全称]谨此致函，正式提出关于提前终止与贵方签订的租赁合同的申请，此申请基于我司当前面临的特殊经营状况。
我们于[签订日期]与贵方签署了关于[租赁物业地址，例如：XX市XX区XX路XX号XX写字楼X层X单元]的《房屋租赁合同》（合同编号：[如有，请填写]），租赁期限为[起始日期]至[结束日期]。一直以来，贵方为我司提供了良好的租赁服务和合作环境，我司对此表示由衷的感谢。
然而，自[发生日期]以来，受[具体原因，例如：市场环境剧烈变化/行业政策调整/突发公共卫生事件/全球经济下行/公司战略重组导致业务大幅调整]等不可预见因素的严重影响，我司的业务运营和财务状况遭受了前所未有的挑战。尽管我司已采取多项积极应对措施，但目前经营压力巨大，且短期内难以有效缓解，导致现有办公空间的规模和成本已对我司的持续经营造成显著负担。
（若合同中有相关条款，可在此补充：根据《房屋租赁合同》第[条款编号]条关于[不可抗力/情势变更/提前解约]的规定，我司认为目前的情况已符合该条款所约定的条件，故提出提前解约申请。）
鉴于上述严峻的经营形势，为了保障公司的长远发展，我司不得不做出战略调整，决定大幅缩减运营成本，并将在[拟定退租日期，例如：20XX年X月X日]前，将现有业务迁出贵方物业。因此，我司正式向贵方申请，希望能提前终止目前的《房屋租赁合同》。
我司深知提前解约可能涉及违约责任，对此我司愿意与贵方进行真诚沟通，积极寻求双方均可接受的解决方案。我司希望能够最大程度地降低因提前解约给贵方带来的影响，并根据合同约定，在合理范围内承担相应的责任。
为确保退租流程的顺利与合规，我司将全力配合贵方完成以下工作：
1. 协商违约金/赔偿事宜： 我司恳请贵方能充分理解我司面临的特殊困难，就提前解约的违约金或赔偿事宜进行协商，我司希望能获得贵方的酌情考虑和理解。
2. 物业清空与恢复： 我司将于拟定退租日期前，完成租赁物业的清空，并按照合同约定，将物业恢复至租赁前的状态（合理损耗除外）。
3. 物业查验与结算： 我司将与贵方共同对租赁物业进行查验，结清截至退租日期的所有应付租金、物业管理费、水电费及其他相关费用，并就任何未尽事宜进行确认。
4. 押金返还： 在完成查验及费用结算，并就提前解约事宜达成一致后，请贵方根据双方协商结果及合同约定，返还租赁押金的剩余部分。
5. 钥匙移交： 我司将在退租当日，将所有物业钥匙及门禁卡等移交给贵方。
我们深知此举可能会给贵方带来不便，但目前实属无奈之举。我司真诚希望贵方能够体谅我司的实际困难，并就此申请给予积极回应。我司期待与贵方本着互谅互让的原则，共同协商解决此问题。
请贵方在收到此函后，尽快安排会面，以便我们能够详细讨论退租的具体细节和各项解决方案。
期待您的回复。
此致
敬礼！
[公司全称]（盖章）
[法定代表人/授权代表签字]
[日期：XXXX年X月X日]
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