预付款申请书

致： 财务部

发件人： 研发部[项目名称]项目组

日期： 2023年10月26日

主题： 关于[项目名称]项目[供应商名称]合同预付款的申请

尊敬的财务部：

您好！

鉴于我部负责的[项目名称]项目已于近日正式启动，为确保项目按计划顺利推进，需向核心供应商[供应商名称]支付首批设备采购预付款。

一、申请事由：

[项目名称]项目是我公司本年度的重点战略项目之一，旨在[简述项目目标，例如：提升市场竞争力、实现技术突破、优化用户体验等]。根据项目总体规划和供应商招投标结果，[供应商名称]被确认为我项目核心设备[设备名称，如：高速数据采集模块、精密加工设备、高性能服务器集群等]的唯一指定供应商。依据双方签订的《[项目名称]项目设备采购合同》（合同编号：[合同编号]），合同约定，在设备开始生产前，需向[供应商名称]支付合同总金额的[具体百分比，例如：30%]作为预付款，以启动设备的定制化生产和原材料采购流程。此预付款的支付是项目启动的关键环节，直接关系到后续设备交付的时效性及项目整体进度。若未能按时支付预付款，将导致设备交付延迟，进而严重影响项目研发周期和最终上线时间，对公司业务发展造成不可估量的损失。特此，我部急需此笔预付款以保障项目关键节点的顺利执行。

二、预付金额：

根据《[项目名称]项目设备采购合同》（合同编号：[合同编号]）约定，合同总金额为人民币[合同总金额数字，例如：1,500,000.00]元整。按[具体百分比，例如：30%]比例计算，本次申请预付金额为：

人民币：陆拾万元整（￥600,000.00）。

三、款项用途：

此笔预付款将专门用于支付[供应商名称]为[项目名称]项目定制生产[设备名称]所需的首批款项，具体用途包括但不限于：

1. 核心原材料采购： 供应商将利用此笔款项采购高精度芯片、特殊合金材料、定制化传感器、进口精密元器件等核心原材料。这些材料通常为长周期订购件，市场供应紧张，需提前锁定并支付定金，以确保按时到货。

2. 模具开发与定制： 针对项目特殊需求，部分设备部件或外壳需要开模定制，预付款将用于支付模具的设计、制造、调试及验证等相关费用。这是非标产品生产的必要前期投入。

3. 生产线排期与启动： 确保[供应商名称]能为我公司项目预留专属生产线资源，并及时启动设备生产流程，避免与其他客户订单冲突导致延误。此项费用包含生产线调度、人员配备及前期工艺准备。

4. 技术服务与项目管理： 涵盖供应商在项目初期提供的技术方案深度对接、设计优化、系统集成咨询以及项目管理团队的前期投入等服务费用，确保技术方案的兼容性和实施可行性。

所有款项的使用将严格按照合同约定及公司财务制度进行。

四、预计报销/结算时间及方式：

我部预计在设备安装调试完毕并验收合格后（预计2024年3月底），将完成剩余尾款的支付，并同步进行本次预付款的结算。届时，我部将向财务部提交由[供应商名称]开具的正式增值税专用发票、设备验收报告、项目结项报告及其他相关合同附件，办理冲账及最终结算手续。若项目进度有调整，将及时知会财务部。

五、付款账户信息（供应商）：

开户名称： [供应商名称]

开户银行： [开户银行名称，如：中国工商银行股份有限公司上海分行]

银行账号： [银行账号]

统一社会信用代码/税号： [税号]

六、申请人信息：

申请部门： 研发部

申请人： [申请人姓名]

联系电话： [联系电话]

电子邮件： [电子邮件]

七、附件：

1. 《[项目名称]项目设备采购合同》复印件（加盖骑缝章）

2. [供应商名称]公司营业执照副本复印件

3. [项目名称]项目立项批复文件

4. 设备采购清单及报价单

望财务部予以审核批准为盼。

此致

敬礼！

[申请人姓名]

研发部

2023年10月26日

致： 财务部

发件人： 市场部

日期： 2023年10月26日

主题： 关于[出差人员姓名]赴[出差地点]商务出差预借差旅费的申请

尊敬的财务部：

您好！

为拓展公司在[出差地点]的市场份额，并与当地重要合作伙伴[客户/合作伙伴名称]进行深度业务洽谈，我部[出差人员姓名]（员工编号：[员工编号]）需于近期前往[出差地点]进行为期[天数]天的商务出差。根据公司差旅管理制度，特此申请预借差旅费。

一、申请事由：

此次出差是市场部年度重点工作计划之一，旨在加强我公司在[出差地点]区域的品牌影响力，并争取与[客户/合作伙伴名称]签订新的战略合作协议，或推动现有合作项目进入实质性阶段。具体工作内容包括：

1. 与[客户/合作伙伴名称]高层进行面对面会谈，深入商讨[具体合作项目或产品，例如：新产品发布、市场推广策略、区域代理协议]的推广策略及市场落地细节，旨在达成合作意向或签署正式协议。

2. 考察[出差地点]当地市场环境，了解竞品动态、行业发展趋势及潜在客户需求，收集一线市场数据，为公司未来产品开发和市场布局提供决策支持。

3. 参加[如有：当地行业展会或会议名称，如：XXX行业峰会]，拓展人脉，与行业内外关键人士建立联系，寻求新的业务合作机会。

由于此次出差行程紧凑，涉及交通、住宿、餐饮及必要的业务招待费用，且部分费用需提前支付（如机票预订、酒店预订），根据公司相关财务规定，特此申请预借差旅费以确保[出差人员姓名]出差顺利进行，无后顾之忧。

二、预借金额：

根据我部制定的详细出差预算（详见附件《差旅费用预算表》），本次出差预计总费用为人民币[总金额数字，例如：12,500.00]元整。考虑到实际支付需求及公司规定，特申请预借总预算的[例如：80%]作为差旅备用金。

本次申请预借金额为：

人民币：壹万元整（￥10,000.00）。

三、款项用途明细：

此笔预借款项将用于[出差人员姓名]在[出差地点]商务出差期间产生的各项合理费用，具体预算明细如下：

1. 往返交通费： 预计人民币[金额，例如：4,000.00]元。（包含机票或高铁票，如需）。

计划航班/车次：[航班号/车次号]，日期：[出发日期]至[返回日期]。

2. 住宿费： 预计人民币[金额，例如：3,000.00]元（[天数]天，平均每天[单价]元）。

计划入住酒店：[酒店名称]，地点：[酒店地址]，符合公司差旅住宿标准。

3. 餐饮费： 预计人民币[金额，例如：1,500.00]元（每日餐补标准）。

4. 市内交通费： 预计人民币[金额，例如：500.00]元（打车、公共交通、会议接驳等，根据实际需求）。

5. 业务招待费： 预计人民币[金额，例如：1,000.00]元（根据公司招待费用标准及预算，用于宴请客户或合作伙伴）。

6. 其他必要杂项开支： 预计人民币[金额，例如：500.00]元（通讯费、紧急办公用品采购、资料打印等）。

以上费用预算均严格按照公司差旅费用标准执行，并将在后续报销时提供真实有效票据。

四、预计报销/结算时间及方式：

[出差人员姓名]预计于2023年11月[具体日期]日返程。返程后五个工作日内，将整理并提交本次出差的所有合规票据及《差旅费用报销单》至财务部进行最终报销与结算，多退少补。所有票据将严格遵循公司报销制度。

五、预借款项支付方式：

请将预借款项转入[出差人员姓名]的工资卡账户，以便其在出差期间及时使用，确保资金周转。

开户名称： [出差人员姓名]

开户银行： [银行名称，如：招商银行股份有限公司上海分行]

银行账号： [银行卡号]

六、申请人信息：

申请部门： 市场部

申请人： [申请人姓名，通常是部门负责人或出差人本人]

出差人员： [出差人员姓名]

联系电话： [联系电话]

电子邮件： [电子邮件]

七、附件：

1. 《差旅费用预算表》

2. 出差日程安排表

3. 与[客户/合作伙伴名称]的会议安排确认函或邮件截图

4. 机票/高铁票预订凭证（如有）

恳请财务部核查批准。

此致

敬礼！

[申请人姓名]

市场部

2023年10月26日

致： 财务部

发件人： 行政部

日期： 2023年10月26日

主题： 关于采购行政部办公物资及设备预付款的申请

尊敬的财务部：

您好！

为保障公司日常运营的顺畅进行，并提升员工工作效率及舒适度，行政部需于近期采购一批新的办公物资及更新部分老旧办公设备。鉴于部分大宗采购或定制产品需要支付预付款，特此向财务部申请预支采购款项。

一、申请事由：

随着公司业务的持续扩张和员工规模的增长，现有办公用品及部分行政设备已无法满足日常需求。具体问题如下：

1. 办公耗材库存紧张： 打印纸、笔、文件夹、文件柜等常用办公耗材库存量已接近警戒线，急需补充，以避免影响各部门日常办公，造成工作中断。

2. 部分设备老化故障： 部分老旧打印机、碎纸机、复印机等设备已达到使用年限，故障率高，维修成本增加，且维修周期长，严重影响工作效率，亟待更新换代。

3. 新增员工需求： 近期入职多名新员工，现有办公位设施不足，需为其配备全新的办公用品及基础设备，如办公椅、文件柜、电脑显示器等，以确保新员工能够顺利开展工作。

4. 会议室升级改造： 为提升公司会议室的整体功能和远程协作能力，计划采购一套新的多媒体会议室投影设备、音响系统及智能白板，以满足日益增长的线上线下混合会议需求。

针对上述情况，行政部已完成市场调研和供应商询价工作，并确定了详细的采购清单和合作供应商。由于本次采购金额较大，且部分供应商要求在发货前支付一定比例的预付款，以确保订单的排产和及时交付，故申请预支采购款项。

二、预支金额：

根据行政部编制的《办公物资及设备采购预算表》（详见附件），本次采购总预算为人民币[总金额数字，例如：55,000.00]元整。为满足供应商预付款要求及确保采购流程顺利，特申请预支总预算的[例如：70%]作为采购备用金。

本次申请预支金额为：

人民币：叁万捌仟伍佰元整（￥38,500.00）。

三、款项用途明细：

此笔预支款项将主要用于以下办公物资及设备的采购预付款，具体明细如下：

1. 办公耗材大宗采购预付款： 预计人民币[金额，例如：10,000.00]元。

用途：支付与[供应商A名称]签订的打印耗材（墨盒、碳粉）、文具、纸张、清洁用品等一年期采购框架协议的首批预付款，以获得更优惠的价格和稳定的供应。

2. 新办公设备采购预付款： 预计人民币[金额，例如：15,000.00]元。

用途：支付与[供应商B名称]签订的3台多功能一体打印机、2台文件碎纸机、5把人体工学办公椅、3台显示器的采购预付款，以锁定货源和生产批次。

3. 会议室投影设备采购预付款： 预计人民币[金额，例如：8,000.00]元。

用途：支付与[供应商C名称]签订的智能投影仪及配套音响、视频会议系统设备的定制与采购预付款。此为定制化产品，需提前支付以启动生产。

4. 应急采购备用金： 预计人民币[金额，例如：5,500.00]元。

用途：用于在采购过程中可能出现的紧急或零星采购需求，如临时增加的工位用品、突发设备故障维修零配件、或未能预见的采购需求，确保行政工作的灵活性和应急处理能力。

所有款项的使用将严格遵循公司采购管理制度和财务审批流程。

四、预计报销/结算时间及方式：

行政部计划在所有物资及设备采购到位并完成验收（预计2023年11月底）后，立即整理所有采购合同、发票、验收单等资料，并提交至财务部办理最终的报销与结算手续，多退少补。我们将确保所有采购流程符合公司规章制度，并提供清晰的资金使用明细。

五、付款账户信息（建议优先公对公支付）：

考虑到安全性与合规性，建议财务部根据最终签署的采购合同直接支付至以下主要供应商账户。若需先支付给行政部负责人作为备用金，请告知。

供应商名称： [供应商A名称]

开户银行： [开户银行名称A，如：中国银行上海市分行]

银行账号： [银行账号A]

统一社会信用代码/税号： [税号A]

（若涉及其他供应商，此处可列出或在附件中详细说明相应账户信息）

六、申请人信息：

申请部门： 行政部

申请人： [申请人姓名，通常是行政部负责人]

联系电话： [联系电话]

电子邮件： [电子邮件]

七、附件：

1. 《办公物资及设备采购预算表》

2. 主要供应商报价单/采购合同草案

3. 相关设备型号及参数说明

4. 行政部采购审批流程文件（如有）

望财务部予以审核批准为盼。

此致

敬礼！

[申请人姓名]

行政部

2023年10月26日